1. Wer wir sind
Galactic Automation BV, Sitz Wijnhuizestraat 44, 9620 Zottegem, Belgien, eingetragen in der belgischen Kruispuntbank. Wir sind Auftragsverarbeiter, wenn eine Schule EduVlaanderen nutzt. Die Schule selbst ist Verantwortliche.
2. Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten
Für Schüler: Name, Geburtsdatum, Klasse, Anwesenheit, Aufgabeneinreichungen, Zeugnisnoten, Fotos (falls von der Schule hochgeladen). Keine sensiblen Gesundheitsdaten über das hinaus, was die Schule im Rahmen der Schulberatung erfasst.
Für Eltern: Name, E-Mail, Telefon (optional), Beziehung zum Kind. Keine Finanzdaten — Rechnungen gehen an die Schule, nicht an einzelne Eltern.
Für Lehrkräfte und Schulleitung: Name, E-Mail, dienstliches Telefon, Rolle in der Schule, Audit-Logs der Plattform-Aktionen.
3. Warum wir diese Daten verarbeiten
Vertragserfüllung mit der Schule (Schülernachverfolgung, Elternkommunikation, Berichterstattung).
Gesetzliche Pflichten: Anwesenheitsregistrierung und Weiterleitung an AgODi (flämisches Grund-/Sekundarschuldekret).
Berechtigtes Interesse: Plattformsicherheit, Betrugserkennung, Kapazitätsplanung.
4. Wie lange wir speichern
Schülerdaten: solange der Schüler an der Schule aktiv ist + 5 Jahre (administrative Aufbewahrungsfrist).
Elterndaten: solange mindestens eines ihrer Kinder aktiv ist + 5 Jahre.
Anwesenheitsdaten: 10 Jahre (flämische Bildungsvorschriften).
Audit-Logs: 2 Jahre.
Nachrichten und Kommunikation: 3 Jahre.
Nach diesen Zeiträumen werden die Daten automatisch anonymisiert oder gelöscht.
5. Mit wem wir Daten teilen
Die Schule selbst: selbstverständlich.
AgODi (flämische Bildungsverwaltung): Anwesenheitsexporte auf Anfrage der Schule.
Unsere Infrastrukturanbieter: Hetzner Online GmbH (Deutschland) für Hosting; kein Zugriff auf personenbezogene Daten.
Wir teilen keine Daten mit Dritten für Marketing oder Analytik. Kein Google Analytics, kein Facebook Pixel, keine Werbenetzwerke.
6. Datenstandort
Alle personenbezogenen Daten werden in Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Falkenstein, Deutschland (primär) und Helsinki, Finnland (Backup) gespeichert. Keine Daten verlassen den Europäischen Wirtschaftsraum. Keine Übermittlung in die USA oder andere Drittländer.
KI-Modelle für die Assistent-Funktionen (Ollama, LibreTranslate) laufen auf denselben Servern. Keine Aufrufe an OpenAI, Anthropic, Google oder ähnliche Anbieter.
7. Ihre Rechte
Sie haben Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit (DSGVO Art. 15-20).
Für Eltern: Alle Rechte werden über das Eltern-Portal oder durch Kontakt mit der Schule ausgeübt. Wir führen technisch aus, was die Schule als Verantwortliche entscheidet.
Für Lehrkräfte: Anfragen über Ihre Schulleitung oder direkt an dpo@galacticautomation.com.
Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der belgischen Datenschutzbehörde einzureichen (gegevensbeschermingsautoriteit.be).
8. Sicherheit
TLS 1.3 überall erzwungen. Argon2id für Passwörter. Postgres Row-Level-Security im FORCE-Modus auf allen Tenant-Tabellen. Audit-Log jedes Zugriffs auf sensible Daten. Virenscan aller hochgeladenen Dateien (ClamAV). Tägliche Off-Site-Backups mit 30-Tage-Aufbewahrung.
9. Verletzungsverfahren
Bei einer Datenpanne mit Risiko für die Betroffenen informieren wir die Schule innerhalb von 24 Stunden und die Datenschutzbehörde innerhalb von 72 Stunden. Betroffene werden über die Schule informiert oder direkt, wenn dies vernünftigerweise nicht über die Schule möglich ist.
10. Kontakt
Fragen zu dieser Datenschutzerklärung? Schreiben Sie an dpo@galacticautomation.com oder an Galactic Automation BV, z.Hd. DPO, Wijnhuizestraat 44, 9620 Zottegem, Belgien.