1. Wer wir sind
Galactic Automation BV, Sitz Wijnhuizestraat 44, 9620 Zottegem, Belgien, eingetragen in der belgischen Kruispuntbank. Wir sind Auftragsverarbeiter, wenn eine Schule Learovia nutzt. Die Schule selbst ist Verantwortliche.
2. Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten
Für Schüler: Name, Geburtsdatum, Klasse, Anwesenheit, Aufgabeneinreichungen, Zeugnisnoten, Fotos (falls von der Schule hochgeladen). Keine sensiblen Gesundheitsdaten über das hinaus, was die Schule im Rahmen der Schulberatung erfasst.
Für Eltern: Name, E-Mail, Telefon (optional), Beziehung zum Kind. Keine Finanzdaten — Rechnungen gehen an die Schule, nicht an einzelne Eltern.
Für Lehrkräfte und Schulleitung: Name, E-Mail, dienstliches Telefon, Rolle in der Schule, Audit-Logs der Plattform-Aktionen.
3. Warum wir diese Daten verarbeiten
Vertragserfüllung mit der Schule (Schülernachverfolgung, Elternkommunikation, Berichterstattung).
Gesetzliche Pflichten: Anwesenheitsregistrierung und Weiterleitung an AgODi (flämisches Grund-/Sekundarschuldekret).
Berechtigtes Interesse: Plattformsicherheit, Betrugserkennung, Kapazitätsplanung.
4. Wie lange wir speichern
Schülerdaten: solange der Schüler an der Schule aktiv ist + 5 Jahre (administrative Aufbewahrungsfrist).
Elterndaten: solange mindestens eines ihrer Kinder aktiv ist + 5 Jahre.
Anwesenheitsdaten: 10 Jahre (flämische Bildungsvorschriften).
Audit-Logs: 2 Jahre.
Nachrichten und Kommunikation: 3 Jahre.
Nach diesen Zeiträumen werden die Daten automatisch anonymisiert oder gelöscht.
5. Mit wem wir Daten teilen
Die Schule selbst und öffentliche Stellen, wenn die Schule eine gesetzlich erforderliche Übermittlung durchführt.
Google Cloud EMEA Limited für Hosting in der Region europe-west1 (Belgien).
OpenAI ausschließlich für von der Schule ausdrücklich aktivierte KI-Funktionen. Wir teilen keine Daten für Werbung oder Marketingprofilierung.
6. Datenstandort
Primäre Plattformdaten werden in der Google-Cloud-Region europe-west1 in Belgien verarbeitet. Die aktuelle Unterauftragsverarbeiterliste und Regionseinstellungen sind Teil der Auftragsverarbeitungsvereinbarung.
Bei aktivierten OpenAI-Funktionen können Daten gemäß den geltenden OpenAI-Verarbeitungsbedingungen international verarbeitet werden. Wir dokumentieren Garantien und minimieren übertragene Inhalte.
7. Ihre Rechte
Sie haben Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit (DSGVO Art. 15-20).
Für Eltern: Alle Rechte werden über das Eltern-Portal oder durch Kontakt mit der Schule ausgeübt. Wir führen technisch aus, was die Schule als Verantwortliche entscheidet.
Für Lehrkräfte: Anfragen über Ihre Schulleitung oder direkt an dpo@galacticautomation.com.
Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der belgischen Datenschutzbehörde einzureichen (gegevensbeschermingsautoriteit.be).
8. Sicherheit
Verschlüsselter Transport, Argon2id, Mandantentrennung durch Row-Level Security, Auditprotokollierung und Virenscans schützen die Kernabläufe.
Sicherung und Wiederherstellung werden nachweislich getestet, bevor eine Schule Produktionsdaten einbringt; vereinbarte RPO und RTO stehen im SLA.
9. Verletzungsverfahren
Bei einer Datenpanne mit Risiko für die Betroffenen informieren wir die Schule innerhalb von 24 Stunden und die Datenschutzbehörde innerhalb von 72 Stunden. Betroffene werden über die Schule informiert oder direkt, wenn dies vernünftigerweise nicht über die Schule möglich ist.
10. Kontakt
Fragen zu dieser Datenschutzerklärung? Schreiben Sie an dpo@galacticautomation.com oder an Galactic Automation BV, z.Hd. DPO, Wijnhuizestraat 44, 9620 Zottegem, Belgien.