1. Wie zijn wij
Galactic Automation BV, met maatschappelijke zetel te Wijnhuizestraat 44, 9620 Zottegem, België, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Wij zijn de gegevensverwerker ("processor") wanneer een school EduVlaanderen gebruikt. De school zelf is de verwerkingsverantwoordelijke ("controller").
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij
Voor leerlingen: naam, geboortedatum, klas, aanwezigheid, opdracht-inzendingen, rapport-cijfers, foto's (indien geüpload door de school). Geen gevoelige gezondheidsgegevens behalve wat de school registreert in het kader van zorgcoördinatie.
Voor ouders: naam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), relatie tot kind. Geen financiële gegevens — facturatie loopt naar de school, niet naar individuele ouders.
Voor leerkrachten en directie: naam, e-mailadres, professioneel telefoonnummer, rol binnen de school, log-gegevens van platform-acties (audit-trail).
3. Waarom verwerken wij deze gegevens
Uitvoering van de overeenkomst met de school (opvolging leerlingen, communicatie met ouders, rapportering).
Wettelijke verplichtingen: aanwezigheidsregistratie en doorgifte naar AgODi (Vlaams Decreet basisonderwijs / secundair onderwijs).
Gerechtvaardigd belang: beveiliging van het platform, fraudedetectie, capaciteitsplanning.
4. Hoe lang bewaren wij
Leerling-gegevens: zolang de leerling actief is op de school + 5 jaar (administratieve bewaartermijn van de school).
Ouder-gegevens: zolang ten minste één kind van de ouder actief is op de school + 5 jaar.
Aanwezigheidsregistraties: 10 jaar (Vlaamse onderwijsregelgeving).
Audit-logs: 2 jaar.
Berichten en communicatie: 3 jaar.
Daarna worden de gegevens automatisch geanonimiseerd of verwijderd.
5. Met wie delen wij gegevens
De school zelf: vanzelfsprekend.
AgODi (Vlaamse onderwijsadministratie): aanwezigheidsexports op verzoek van de school.
Onze infrastructuurleveranciers: Hetzner Online GmbH (Duitsland) voor hosting; geen toegang tot persoonsgegevens.
Wij delen géén gegevens met derden voor marketing of analytics. Geen Google Analytics, geen Facebook Pixel, geen reclame-netwerken.
6. Locatie van de gegevens
Alle persoonsgegevens worden opgeslagen in datacenters van Hetzner Online GmbH in Falkenstein, Duitsland (primair) en Helsinki, Finland (back-up). Geen gegevens verlaten de Europese Economische Ruimte. Geen overdracht naar de Verenigde Staten of andere derde landen.
AI-modellen voor de assistent-functies (Ollama, LibreTranslate) draaien op dezelfde servers. Geen oproepen naar OpenAI, Anthropic, Google of vergelijkbare aanbieders.
7. Uw rechten
U heeft recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, en gegevensoverdraagbaarheid (AVG Art. 15-20).
Voor ouders: alle rechten worden uitgeoefend via het ouder-portaal of door contact op te nemen met de school. Wij voeren technisch uit wat de school als verantwoordelijke beslist.
Voor leerkrachten: vragen lopen via uw schooldirectie of rechtstreeks naar dpo@galacticautomation.com.
U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).
8. Beveiliging
TLS 1.3 verplicht overal. Argon2id voor wachtwoorden. Postgres Row-Level-Security met FORCE-modus op alle tenant-tabellen. Audit-log van elke toegang tot gevoelige gegevens. Antivirus-scan op alle ge-uploade bestanden (ClamAV). Dagelijkse off-site backups met 30 dagen retentie.
9. Datalek-procedure
Bij een datalek met risico voor de betrokkenen melden wij de school binnen 24 uur en de Gegevensbeschermingsautoriteit binnen 72 uur. Betrokkenen worden geïnformeerd via de school, of rechtstreeks indien dit niet redelijkerwijs via de school kan.
10. Contact
Vragen over deze privacyverklaring? Mail dpo@galacticautomation.com of schrijf naar Galactic Automation BV, t.a.v. DPO, Wijnhuizestraat 44, 9620 Zottegem, België.